Privatlivspolitik for Vindeby-Onsevig Borgerforening

Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Dataansvarlig

Vi er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi behandler om vores medlemmer og lejere af Vindeby Forsamlingshus.

Vindeby-Onsevig Borgerforening

Toftevej 135, Vindeby, 49913 Horslunde

CVR-nr.: 30224787

Du kan altid kontakte foreningens data-kontaktperson, som er:

Kontaktperson: Yvonne Bruun

Adresse: Solrød Strandvej 76, 3. 0002

Telefonnr.: 93 85 05 44

Mail: kasserer@vindebyonsevigborgerforening.dk

Hjemmeside: www.vindebyonsevigborgerforening.dk

Det er ikke et krav, at vores forening har en ekstern DPO, men hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, så kan du kontakte os via kasserer@vindebyonsevigborgerforening.dk

Behandlingsaktiviteter

Som dataansvarlig jf. GDPR, så har vi følgende behandlingsaktiviteter.

Besøg på hjemmeside

På vindebyonsevigborgerforening.dk bruges kun tekniske cookies.

Kommunikation med potentielle mellemmer og lejere

Når du har spørgsmål eller ønsker at høre mere om vores forening eller leje af forsamlingshuset, kan du kontakte os via:

• E-mail
• Telefon

Herigennem vil vi behandle dine personoplysninger, så vi kan indgå i en dialog med dig fx svare på spørgsmål om foreningen, arrangementer, klubber eller leje. Vi behandler kun den information, som du giver os i forbindelse med vores kommunikation.

Vi vil typisk behandle følgende almindelige oplysninger: Navn, e-mail, telefonnummer.

Vores hjemmel til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f.

Vi sletter vores kommunikation med dig, når det står klart om du ønsker at være medlem eller ej.

Skulle der i et særligt tilfælde opstå et behov for at opbevare dine personoplysninger i længere tid, så vil dette kunne være tilfældet.

Medlemmer

Vi har behov for at kommunikere med vores medlemmer, så vi sikrer os, at foreningens vedtægter overholdes fx i forbindelse med indkaldelse til generalforsamling og opkrævning af kontingent. Herigennem kan vi behandle oplysninger om navn, adresse, telefonnummer, e-mail, medlemskab, særlige aftaler, betalingsinformationer og lignende. 

Hjemlen til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra a.

Når der sker en udmeldelse af foreningen og eventuelle udestående er afsluttede, vil vi senest efter ½ år slette personoplysningerne. Medlemsoplysningerne opbevares i anonymiseres format til dokumentation for medlemstal.

Lejere af forsamlingshuset

Vi har behov for at kommunikere med de personer, der lejer Vindeby Forsamlingshus fx i forbindelse med fremsendelse af lejekontrakt. Herigennem kan vi behandle oplysninger om navn, adresse, telefonnummer, e-mail, særlige aftaler, betalingsinformationer og lignende. 

Hjemlen til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra b.

Når udlejningen og eventuelle udestående er afsluttede, gemmer vi regnskabsbilag jf. bogføringsloven.

Information fra foreningen

Vi udsender information, som alle medlemmer modtager enten på mail eller i fysisk form. Ønsker du ikke at modtage information skal dette meddeles til vores kasserer.

Formålet med informationen er at indkalde til generalforsamling, opkrævning af kontingent samt informere om arrangementer i borgerforeningen eller tiltag i nærområdet.

Vi vil kun sende mails, hvis du er medlem af Vindeby-Onsevig Borgerforening. Når du oprettes som medlem, giver du dit aktive samtykke til dette.

Vores hjemmel til at behandle dine personoplysninger dvs. mailadressen i forbindelse med udsendelse af informationen vil være databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra a.

Vi vil behandle dine personoplysninger, så længe du er medlem af borgerforeningen. Ved udmeldelse stopper vi med at sende informationer til dig.

Bogføring

Vi skal gemme alle regnskabsbilag jf. bogføringsloven. Det betyder, at vi gemmer fakturaer og lignende bilag til brug for regnskabsføring. Heraf kan der fremgå almindelige personoplysninger som navn, adresse, ydelsesbeskrivelse.

Vores hjemmel til at behandle personoplysninger til bogføringen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1 litra.

Vi opbevarer disse oplysninger i minimum 5 år efter at indeværende regnskabsår er afsluttet. 

Databehandler

For at holde styr på vores medlemmers data og foreningens regnskab, benytter vi en databehandler.

ForeningsAdministrator ApS

Nyborgvej 670, 5220 Odense SØ

www.foreningsadministrator.dk 

Det er vores ansvar at sikre, at dine personoplysninger behandles ordentligt. Derfor stiller vi krav til vores samarbejdspartnere, og de skal garantere, at dine personoplysninger er beskyttet.

Vi indgår derfor aftaler herom med den databehandler, der håndterer personoplysninger på vores vegne for at højne sikkerheden af dine personoplysninger.

Videregivelse af personoplysninger

Vi videregiver ikke dine personoplysninger til tredjemand.

Profilering og automatiserede afgørelser

Vi foretager ikke profilering eller automatiserede afgørelser.

Tredjelandeoverførsler

Vi benytter som udgangspunkt databehandlere i EU/EØS, eller som opbevarer data i EU/EØS. 

Behandlingssikkerhed

Vi holder behandlingen af personoplysninger sikker ved at have indført passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger. 

De registreredes rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os, så vi kan hjælpe dig med dette.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Tilbagetrækning af samtykke

Når vores behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, så har du ret til at trække dit samtykke tilbage. 

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Seneste revideret og godkendt den 07-12-2024